Ordnung am Arbeitsplatz hilft uns dabei, unsere Arbeitsabläufe effektiver zu gestalten und unsere Aufgaben strukturiert, konzentriert und systematisch zu erledigen. Die Ordnung beginnt am Schreibtisch und zieht sich durch unsere gesamte Arbeitsweise hindurch. In einer Welt voller Ablenkungen und ständiger Reize ist es wichtiger denn je, einen klaren Kopf und einen organisierten Arbeitsraum zu haben. In diesem Beitrag erfährst du, wie du nicht nur Post und Dokumente ordentlich sortierst, sondern auch eine effiziente Arbeitsumgebung schaffst, die dir hilft, fokussiert und produktiv zu bleiben. Lass uns gemeinsam in das Thema eintauchen.
Der aufgeräumte Schreibtisch - Freiraum für Kreativität
Hier lautet das Motto definitiv: Weniger ist mehr. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt nicht nur dafür, dass du genug Platz zum Arbeiten hast, sondern schafft auch Raum für Kreativität und klare Gedanken. Reduziere die Dinge auf deinem Schreibtisch auf das Notwendigste. Nur die Geräte und Utensilien, die du wirklich täglich benutzt, sollten dort stehen.
Anstatt mehrere Unterlagen übereinander am Tisch aufzutürmen, kannst du einen Schritt weitergehen und nur die aktuell benötigten Unterlagen griffbereit halten. Alle anderen Unterlagen werden vorübergehend in einer To-Do-Box aufbewahrt. So kannst du dich Aufgabe für Aufgabe immer nur auf diese eine Sache konzentrieren, arbeitest fokussierter und schneller. Zu Beginn deines Arbeitstages solltest du deinen To-Do-Stapel immer vorsortieren. Erledige zuerst alle Aufgaben, die wichtig, dringend und nicht delegierbar sind. Es hilft auch, wenn du die dir unangenehmste Aufgabe direkt zuerst erledigst. So hast du das hinter dir und kannst motiviert mit angenehmeren Dingen fortfahren.
Ein weiterer positiver Nebeneffekt eines aufgeräumten und reduzierten Schreibtisches ist, dass du beim Reinigen weit weniger abräumen musst. Vor allem, wenn sich dein Home-Office-Platz nicht in einem separaten Raum, sondern beispielsweise im Wohnzimmer befindet, sollte dieser am Abend immer aufgeräumt sein. So hast du in deiner Freizeit nicht ständig deine noch offene Workload vor Augen und kannst besser abschalten.
Vermeide Post-Its am Bildschirm oder in deinem Kalender. Es ist viel übersichtlicher, wenn du neben dir einen kleinen Block hast, auf dem du deine im Laufe des Tages anfallenden To-Dos übersichtlich notierst. Und seien wir ehrlich, es sieht doch auch gleich ordentlicher aus, wenn dein Bildschirm nicht mit neongelben Klebezettelchen verziert ist.
Schubladen und Büromaterial - geordnete Chaoszone
Schubladen können schnell zu chaotischen Plätzen werden, in denen wild gekramt wird, wenn wir etwas suchen. Verwende Organizer oder kleine Boxen/Kartons, um Büromaterial wie Stifte, Notizblöcke und Kleinzubehör zu sortieren. So findest du alle Dinge schneller und vermeidest Doppelkäufe.
Eine Faustregel für die oberen Büroschubladen ist es, auch dort nur die Dinge aufzubewahren, die du regelmäßig brauchst, und zwar immer nur in einer Ausführung. Dinge, die du nicht so oft brauchst, kannst du in den unteren Schubladen oder in einem weiter entfernten Schrank aufbewahren.
Unsere Arbeitsplätze werden auch schnell zu Lagerhallen von Werbegeschenken. Ein Notizblock hier und ein paar Stifte dort bzw. ein geschenkter Papierkalender. Wenn du Werbegeschenke bekommst, hinterfrage, ob du diese auch tatsächlich benutzen wirst oder ob du sie vielleicht weitergeben kannst. Du wirst wahrscheinlich keine 5 Stehkalender gleichzeitig brauchen, also wozu aufheben.
Wenn du gerne Vorratspackungen kaufst, dann verstaue deinen Vorrat an einem separaten Ort im Schrank für Büromaterial und lege nur jeweils ein Stück in deine Schublade. Du kannst ohnehin nur mit einem gelben Leuchtmarker gleichzeitig markieren. Wenn Filzstifte, Fineliner oder Kugelschreiber nicht mehr gut schreiben und nicht nachzufüllen sind, dürfen diese direkt im Mülleimer landen. Wir wollen keinen Stiftefriedhof in unseren Schubladen heranwachsen lassen.
Dokumentenmanagement - Schaffe dein eigenes System
Die Grundlage für eine gut organisierte Arbeitsumgebung liegt im effektiven Management deiner Dokumente. Hier ist es wichtig, dir dein eigenes System zu erschaffen, das zu dir passt. Du musst dich zurechtfinden und dich in deiner geschaffenen Struktur blind bewegen können. Nur wenn das System für deine individuellen Bedürfnisse passt, wirst du es leben, pflegen und aufrecht erhalten.
Zunächst müssen wir unterscheiden, welche Dokumente wir unbedingt im Original aufbewahren müssen (zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Urkunden, Zeugnisse, etc.) und welche Unterlagen wir, um Platz zu sparen, auch digital aufbewahren könnten (zum Beispiel ausgedruckte Fortbildungsunterlagen).
Beginnen wir mit der physischen Ordnung. Hier macht es Sinn, alle deine Unterlagen nach Kategorie und Thema zu sortieren. Hauptsächlich unterscheiden wir die persönlichen Dokumente, Wohnungsunterlagen, Arbeitsunterlagen, Versicherungen und Steuerunterlagen.
Persönliche Dokumente
Dokumente sollten immer einen eigenen Platz haben, getrennt von deinen anderen Unterlagen. Eine Dokumentenmappe mit ausreichend Platz ist hier sicherlich die beste Option. Hier sollten wichtige Unterlagen wie Reisepass, Geburtsurkunde, Meldezettel, Zeugnisse, Verträge und offizielle Dokumente einen festen Platz finden. Achte darauf, die Mappe regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.
Wohnungsunterlagen
Gestalte dir einen Ordner für alle deine Wohnungsunterlagen. Dort finden dein Mietvertrag, dein Energieliefervertrag und TV- und Internet-Verträge ihren Platz. Beschriftete Trennkärtchen sorgen dafür, dass jeder Bereich seinen eigenen Platz hat und die Unterlagen im Ordner nicht durcheinander geraten. Auch deine Rechnungen kannst du dort nach dem Bezahlen fortlaufend ablegen. Wenn mein Wohnungsordner nach ein paar Jahren voll ist, nehme ich die Trennkarten und Verträge raus und lege sie in einen neuen Ordner. Der Ordner mit den alten Belegen übersiedelt in den Keller und wird mit den jeweiligen Jahren beschriftet.
Arbeitsunterlagen
Die Unterlagen, die sich im Zuge deines Arbeitslebens ansammeln, solltest du ebenfalls in einem eigenen Ordner sammeln. Entweder machst du einen Ordner pro Arbeitgeber oder du legst alle Unterlagen einfach fortlaufend ab. Auch hier empfehlen sich Trennkärtchen für die verschiedenen Arbeitgeber oder auch für den Inhalt. Beispielsweise kannst du in die Kategorien Dienstvertrag, Stundennachweise, Urlaubs- und Krankmeldungen, Lohnzettel, etc. unterteilen. Unterlagen von deinen Dienstverhältnissen solltest du unbedingt bis zu deinem Pensionsantritt aufbewahren. Wenn es Probleme oder Unklarheiten bei der Berechnung deines Pensionsbezuges geben sollte, hast du stets chronologisch sämtliche Unterlagen zur Hand.
Versicherungen
Du brauchst mehrere unterschiedliche Versicherungen. Da empfiehlt es sich, einen eigenen Ordner dafür anzulegen und mit Trennkärtchen die unterschiedlichen Versicherungen abzuteilen. In diesem Ordner kannst du sowohl deine Versicherungspolicen und Vertragsdokumente als auch die dazugehörigen Rechnungen sammeln.
Steuerunterlagen
Wenn du eine jährliche Steuererklärung oder Arbeitnehmerveranlagung machst, dann solltest du deine steuerlich relevanten Belege besonders sorgsam sortieren. Ich empfehle dir einen eigenen Ordner zu führen, in dem du ein Trennkärtchen pro Jahr einpflegst. Beim jeweiligen Jahr liegt dann oben deine eingereichte Steuererklärung samt Bescheid und dahinter alle Rechnungen, die du in deinem Steuerausgleich berücksichtigt hast. Wenn du die Belege, die du absetzen kannst, schon das ganze Jahr über dort sammelst, dann kannst du deine Steuererklärung problemlos und fristgerecht erledigen, ohne dir erst mühsam alle Belege zusammensuchen zu müssen. Für den Fall, dass dir eine Steuerprüfung bevorsteht, kannst du auch dort sofort alle Belege gesammelt und vollständig vorlegen. Achte unbedingt auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für deine Steuerbelege. Ich persönlich schmeiße meine Steuerunterlagen auch nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht weg. Man kann ja nie wissen...
Die digitalen Ordnerstrukturen sind genauso wichtig wie deine physische Ordnung. Unterlagen, die du nicht im Original aufbewahrst, kannst du digital abspeichern, um Platz zu sparen. Dabei ist es genauso wie bei deinen physischen Dokumentenstrukturen wichtig, dir ein System zu überlegen, das genau zu dir passt und in dem du leicht alles wiederfindest. Arbeite mit Hauptordnern und Unterordnern, achte aber darauf, die Ordnerstruktur flach zu halten. Wenn du zig Unterordner schaffst, dann verlierst du auch rasch wieder den Überblick. In meinem letzten Blogbeitrag kannst du noch ausführlichere Tipps für deine digitale Ordnung finden.
Post und Rechnungen
Du bekommst privat eine Menge Post und leider auch viele Rechnungen. Der Platz für diese Unterlagen sollte bei deinem Computer sein. Schaffe dir Platz für Postschippen und lege dir pro Kategorie eine Schippe an. Sammle deine Rechnungen und deine Post, die du erledigen oder administrieren musst, dort ab. Einmal die Woche kannst du dich dann hinsetzen, alles einmal erledigen und deine Rechnungen bezahlen und anschließend die Papiere in die jeweiligen Ordner ablegen.
Wenn du deine Post und deine Rechnungen nur an einem zentralen Ort sammelst, dann weißt du auch, wo du suchen musst. Nichts geht mehr verloren und auch wenn du mal eine stressige Woche hast, kannst du dort alles sammeln, bis du die Zeit gefunden hast, es zu erledigen.
Schaffe dir fixe Zeitfenster in der Woche, um deine private Post zu erledigen. Wenn du das regelmäßig tust, dann nimmt es nicht viel Zeit in Anspruch und es sammeln sich keine lästigen Papierberge an. Wenn du dann in diesem Zeitfenster deine gesammelte Post in Ruhe durcharbeitest, übersiehst du nichts, kannst deine Zahlungsfristen pünktlich einhalten und ganz ehrlich, so eine leere Postschippe ist doch ein absolut befriedigender Anblick, bei dem du besten Gewissens deine Freizeit genießen kannst.
Das war es auch schon mit meinem Ordnungs-Beitrag für den Monat Februar. Ich hoffe, es waren hilfreiche Tipps für dich dabei. Die Kunst der Ordnung im Home Office erfordert Zeit und Disziplin, zahlt sich aber in Form von Effizienz und Klarheit in jedem Fall aus. Gestalte deinen Arbeitsplatz so, dass er zu einem Ort der Kreativität und Produktivität wird.
Wenn du Hilfe dabei brauchst, weißt du, wo du mich findest und wie du mich erreichst. Ich helfe dir gerne dabei, deine persönliche Ordnungsstruktur mit und für dich zu entwickeln. Let’s get organized.
Alles Liebe,
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